Stop factureren met excel: 17 redenenen voor Zelfstandigen

Na het lezen van de “4-urige werkweek” van Timothy Ferris (aanrader) zijn wij anders gaan denken over het ondernemersschap. We zijn veel zaken veel slimmer gaan aanpakken en houden op die wijze meer tijd over voor het ondernemen. En dat is wat we juist willen en jou juist ook willen leren.

Factureren met excel hebben wij een aantal jaar geleden achter ons geladen. We hebben toen gekozen voor online factureerprogramma: factuursturen.nl. Bekijk zelf eens of dit programma ook goed voor jou kan werken, maar lees eerst mijn:

17 redenenen waarom jij niet meer moet factureren vanuit excel (persoonlijke ervaring)

1. Stop de tijdsverspilling van het opzoeken van het vorige factuurnummer
Persoonlijk had ik nooit verwacht dat dit veel tijd zou kosten. Het leek mij een kwestie van slim organiseren. Toch bleek dat het telkens weer veel tijd kostte om het vorige factuurnummer te achterhalen om de opeenvolgende reeks netjes te laten verlopen.

Deze tijdverspilling hebben wij opgelost door gebruik te maken van factuursturen.nl. Dit systeem zorgt ervoor dat factuurnummers automatisch opgevolgd worden. Het verspillen van tijd aan het opzoeken van je vorige factuurnummer is verleden tijd. Ook hoef je niet meer keer op keer zelf je factuurnummers samen te stellen. Op deze manier blijven de factuurnummers elkaar ook automatisch opeenvolgen. En dat is zelfs wettelijk verplicht.

2. Geen gedoe meer met de opmaak van je factuur in excel
Dat vond ik zelf altijd zo’n kriem. Dan was de factuurregel weer net iets langer dan bij een andere factuur en verschoof weer de complete layout. Of je logo had je net mooi geplaatst en verschoof ook weer omdat je een kolom breder maakte.

Gelukkig zijn wij daar nu ook vanaf. Facturen worden nu voorzien van ons eigen logo. Ook hebben we de mogelijkheid om zelfs met ons eigen briefpapier/achtergrond te werken. Korte of lange teksten. Ze worden allemaal keurig uitgelijnd. Nieuwe factuurregels zijn ook direct toe te voegen, en staan direct netjes onder elkaar uitgelijnd. Heerlijk! Geen gedoe meer met die layout.

3. Omzetanalyses direct beschikbaar
Weet jij wat je omzet van deze maand is? En vorige maand? En van vorig jaar? Wij hebben het inzicht nu in slechts enkele klikken. Het is ook nog eens actueel op de dag van vandaag. Wat moet jij daar wel allemaal niet voor doen in excel?

Ja, ik weet dat er tal van voorbeeldsheets zijn die jou daar bij kunnen helpen, maar mijn ervaring is toch dat het heel foutgevoelig is en veel tijd kost om het in te voeren en bij te werken. Deze overzichten hebben wij nu met enkele klikken beschikbaar. Ook zien we hoeveel facturen we per maand versturen. Heel interessant om het aantal facturen eens te vergelijken met je omzet. Verrassend om dan te zien dat je af en toe met minder facturen meer hebt omgezet.

4. Debiteuren snel in kaart
Helaas gebeurt het altijd weleens dat klanten slecht betalen, of zelfs helemaal niet. Kost het je veel tijd om jouw debiteuren in kaart te brengen? Zonde. Dat is toch echt niet iets wat heel leuk is om te doen. Zeker als zelfstandige moet je ervoor zorgen, dat je met zulke rompslomp zo min mogelijk tijd kwijt bent. Jij weet natuurlijk net zo goed dat je het daarop niet verdient.

Wij hebben nu direct beschikking over het actuele debiteurenoverzicht met zelfs het aantal dagen dat de betalingstermijn is overschreden. Dat bespaart ons absoluut vele uren uitzoekwerk. Uren die we daaraan niet willen besteden en dat wil jij toch ook niet?

5. Debiteuren eenvoudig herinneren
Ook weer zoiets. Waar houd je dat dan bij? Ook in excel of op een kladblaadje?
Wij zien nu in 1 oogopslag wie er al wel en weer er nog niet betaald heeft. En zo kunnen wij degene direct een herinnering versturen. Ook kunnen we instellen dat automatisch na het verstrijken van de betalingstermijn een herinnerings e-mail verstuurd wordt. Vervolgens wordt bijgehouden wanneer degene is herinnerd. Wel zo handig voor als je later terug komt.

6. Laat klanten betalen via Ideaal
Dit is helemaal ideaal. Wij laten klanten nu eenvoudig betalen via Ideal. Deze Ideal link wordt opgenomen in het factuur (geen technische kennis voor nodig). Zo ontvangen wij snel ons geld en het systeem is zo slim dat de factuur ook meteen gemarkeerd wordt als betaald. Dat bespaart je meteen weer tijd.

7. Supersnel versturen we facturen per e-mail of per post (zelfs zonder een brievenbus te zien)
Natuurlijk. Dit kan ook met excel. Alleen telkens weer je e-mailprogramma opstarten, bijlage zoeken tussen alle documenten, bijlage uploaden en dan pas je mail versturen duurt mij te lang. Gelukkig kunnen wij nu vanuit het systeem direct de opgemaakte factuur versturen.

Ook kunnen we de factuur per post laten bezorgen zonder dat we de factuur eerst hoeven uit te printen en naar de brievenbus hoeven te gaan. Dat wordt namelijk voor ons gedaan. We klikken gewoon aan: factuur versturen per post. En klaar is kees.

8. Automatisch periodiek factureren
Een belangrijke eis voor ons aan een systeem is het automatisch periodiek factureren. We hebben namelijk maandelijks terugkerende facturen die we mogen sturen voor bepaalde diensten. Iedere maand waren we bezig met het opmaken van dezelfde facturen. Zonde van onze tijd en helemaal, omdat we er ook weleens vergaten.

Nu hebben we dit compleet geautomatiseerd. Eenmalig hebben we de factuur aangemaakt en  vervolgens wordt deze automatisch periodiek verstuurd. Zo hebben we daar geen omkijken meer aan en vergeten we ook nooit meer zo’n factuur.

9. Bankschriften worden automatisch vergeleken
Bankschriften kunnen we importeren. Deze worden automatisch vergeleken met de openstaande facturen en de bedragen op de bankschriften. Het enige wat we hoeven te doen is deze vergelijking te accorderen en vervolgens is de factuur gemarkeerd als betaald. Zo eenvoudig is het.

10. Offertes zetten we eenvoudig om in facturen
Offertes maken we ook via dit systeem. In deze offertes is een handtekeningveld opgenomen, zodat de klant de offerte eenvoudig kan goedkeuren. Goedgekeurde offertes kunnen we makkelijk omzetten naar een factuur die we dan later ook weer verzenden. Eenvoudiger en sneller kan het domweg niet.

11. Incasso’s importeren en exporteren
Ook weer zoiets wat ons ontzettend veel tijd kostte om iedere maand handmatig bij te werken. Nu importeren en exporteren we incasso’s automatisch. Zo vergeten we die nooit en maken we ook minder fouten.

12. Terugkomende producten/diensten zijn snel op te vragen
Dit lijkt natuurlijk een kleinigheidje, maar wel weer zo’n tijdvreter. Keer op keer betrapte ik mij erop dat ik tijd kwijt was aan het opzoeken in vorige facturen welke omschrijving we gebruikt hadden. Dit hebben we nu opgeslagen in het systeem. Met 1 klik selecteren we de omschrijving en wordt het geplaatst als factuurregel (zelfs met het factuurbedrag).

13. Bijlages vergeten we niet meer
Oops. Dan was ik weer iets te snel met het versturen van de mail en zat de bijlage er niet bij. De facturen worden automatisch als bijlage toegevoegd, zodat we die niet meer vergeten. Als extraatje kunnen we ook extra bijlages toevoegen, zoals specificaties, algemene voorwaarden of iets dergelijks. Altijd handig.

14. Standaard e-mailteksten gebruiken
Stop met het telkens opzoeken in je e-mail programma welke factuurmail je ook al weer had opgesteld. Wij hebben deze eenmalig opgesteld en automatisch komt deze weer te voorschijn bij het versturen van een factuur. Deze tekst is ook nog eens te personaliseren met de naam van de gefactureerde.

15. Zoeken gaat echt supersnel
Ook wij krijgen weleens vragen over een factuur en moeten die dan weer opzoeken. Voorheen kostte ons dat ook altijd veel tijd, om alle facturen naar te lopen. Nu zoeken we eenvoudig op naam of factuurnummer en binnen luttele secondes hebben we de factuur al weer bij de hand. Zoekresultaten worden zelfs al tijdens het typen getoond.

16. Overzichtelijk klantbeheer en exporteerbaar
Per klant kunnen we naast de naam en adresgegevens veel klantspecifieke opties definieren, waaronder korting, persoonlijke aanhef, documenten per post of e-mail, notities, betalingstermijn en een standaardtekst op de factuur. Deze klantgegevens kunnen we ook weer exporteren als bijvoorbeeld voor een backup. Ook weer zoiets wat je veel tijd zal besparen.

17. Onze boekhouder is enorm blij en minder uren bezig
Al onze gegevens kunnen we met 1 klik exporteren. Op deze wijze hebben we de perfecte uitdraai van onze administratie voor onze boekhouder. Bijkomstigheid is dat onze boekhouder minder tijd kwijt is met het doorspitten van onze administratie. Dat bespaart ook weer en is het snelste verdiend.

En ben je al overtuigd? Stop factureren vanuit excel.
Zoals aangegeven zijn wij heel enthousiast over factuursturen.nl. Bekijk zelf eens of dit programma ook goed voor jou kan werken. Voor het bedrag hoef je het zeker al niet te laten:

• Geen vaste kosten
• GRATIS tot 3 facturen per maand
• 40 cent per factuur, maximaal 10 euro per maand.